Proses Penyelesaian Keberatan/Banding

• Dalam hal terdapat banding, penyelesaian dan keputusan banding dilaksanakan selambat-lambatnya 20 (dua puluh) hari kalender terhitung sejak diterimanya banding.
• Pada tahap awal pengajuan banding dan keluhan oleh Auditee, Unit manajemen PT. KPS merekam hasil banding dan keluhan kemudian meneruskan kepada Tim A Rekaman tersebut menjadi kajian oleh masing-masing pihak dalam pelaksanaan kegiatan penilaian.
• Penyelesaian keberatan dan banding, pada tahap awal akan diselesaikan melalui jawaban secara resmi dan tertulis oleh Unit manajemen PT. KPS terhadap butir-butir keberatan. 
• Apabila dalam hal pengajuan penyelesaian keberatan/banding dan keluhan Auditee belum merasa selesai, maka LPVI akan membentuk Tim Ad-Hoc (tim tidak permanen) untuk penanganan penyelesaian keberatan yang diajukan oleh pemegang izin dan/atau Lembaga Pemantau Independen. Pembentukan Tim Ad-hoc ini menjadi tanggung jawab dari Unit manajemen PT. KPS.
• Tim Ad-Hoc Penyelesaian Keberatan ini memiliki wewenang untuk melakukan pengecekan dokumen, konsultasi dengan pihak-pihak terkait dan melakukan verifikasi lapangan atas materi keberatan yang disampaikan pihak pengaju keberatan.
• Tim Ad-Hoc Penyelesaian Keberatan yang dibentuk berjumlah ganjil dan sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang, yang minimal 1 (satu) diantaranya mengerti, memahami persoalan dan kepentingan daerah tempat obyek keberatan berada. Adapun komposisinya adalah :
• Tim Ad-Hoc Penyelesaian Keberatan terdiri dari 1 (satu) orang ketua merangkap anggota, dan
• Beberapa orang anggota.
• Tim Ad-Hoc Penyelesaian Keberatan wajib memberikan penjelasan/tanggapan atas laporan penyelesaian keberatan yang dibuatnya.
• Anggota Tim Ad-Hoc Penyelesaian Keberatan yang dibentuk harus :
• Independen, mewakili para pihak dan ahli di bidang yang sesuai dengan materi keberatan, dengan pengalaman sekurang-kurangnya selama 5 (lima) tahun;
• Memiliki kemampuan melakukan penilaian terhadap informasi yang terdapat pada materi keberatan;
• Memahami Sistem Penilaian Kinerja PHL dan VLHH;
• Memiliki kemampuan mediasi resolusi konflik;
• Memiliki wawasan interdisipliner dan mampu bekerja sama dengan anggota lain;
• Memiliki integritas tinggi dan menjunjung objektivitas dalam proses penyelesaian keberatan;
• Seluruh proses penyelesaian banding harus dituangkan dalam laporan proses Banding yang berupa lampiran kronologis Banding sampai penyelesaiaan, yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari laporan hasil audit.
• Secara lebih lengkap Alur Penyelesaian Keberatan/Banding disajikan pada Flowchart Proses Banding dan ringkasan tahapan Penyelesaian Banding.
• Seluruh biaya yang berkenaan dengan banding (keberatan) menjadi tanggung jawab pihak yang mengajukan banding/keberatan.
  • Proses Penyelesaian Keluhan
• Untuk proses pengajuan keluhan yang terkait dengan auditee diteruskan kepada auditee dengan meminta tanggapan dari auditee terhadap pengajuan keluhan. Sedangkan yang tidak terkait dengan auditee langsung diteruskan kepada investigasi.
• Proses selanjutnya hasil tanggapan auditee dan/atau hasil investigasi selanjutnya masuk kepada tinjauan manajemen dan menjadi salah satu bahan keputusan bagi manajemen KPS terhadap keefektifan sistem auditee yang dapat menetapkan suatu keputusan apakah sertifikat dilanjutkan atau perlu adanya sangsii penangguhan dan pencabutan sertifikat.

Secara lebih lengkap Alur Penyelesaian Keluhan disajikan pada  flowchart Proses Penerimaan dan Evaluasi Keluhan dan ringkasan tahapan Penyelesaian Keluhan.

• Masa Penyelesaian Keberatan/Banding dan Keluhan

• Penyelesaian atas keluhan atau banding oleh LPVI disampaikan secara tertulis kepada pihak yang mengajukan keluhan atau banding selambat-lambatnya 20 (dua puluh) hari kalender terhitung sejak diterimanya laporan keluhan atau banding.
• Dalam hal keluhan atau banding yang ditujukan kepada LPVI tidak dapat diselesaikan oleh LPVI, keluhan atau banding dapat diajukan kepada KAN, dengan tembusan kepada Menteri
• Keberatan dari Lembaga Pemantau Independen diselesaikan oleh LPVI selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kalender terhitung dari diterimanya laporan keluhan oleh LPVI;
• Dalam hal keberatan dari Lembaga Pemantau Independen tidak dapat diselesaikan oleh LPVI, Lembaga Pemantau Independen dapat mengajukan keberatan kepada KAN untuk diselesaikan sesuai prosedur penyelesaian keberatan yang ada di KAN.

Selama proses penyelesaian keluhan atau banding, S-PHL atau S-Legalitas yang telah diterbitkan tetap berlaku.

Proses Pengajuan Banding Dan Keluhan

(1) Pihak-pihak yang dapat mengajukan keluhan dalam Penerbitan Dokumen V-Legal adalah: Pemegang izin, Pemegang Hak Pengelolaan, atau Pemilik Hutan Hak kepada LPVI atas proses Penerbitan Dokumen V-Legal.

(2) Waktu pengajuan keluhan adalah sebagai berikut: Keluhan dapat diajukan sewaktu-waktu: Keluhan oleh auditee disampaikan kepada LPVI selambat lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender terhitung sejak diterbitkannya dokumen V-Legal.

(3) Aturan Pengajuan Keluhan adalah:

• Keluhan atau banding disampaikan secara tertulis kepada Unit manajemen PT. KPS dengan dilengkapi data pendukung berupa bahan bukti yang relevan dan disertai identitas yang mengajukan keluhan atau banding secara jelas, sekurang-kurangnya nama individu atau lembaga, bukti identitas, alamat dan nomor telepon, serta pernyataan bahwa informasi yang disampaikan adalah benar.
• Materi keberatan/banding yang diajukan harus:
• - Mengacu pada tahapan-tahapan penerbitan dan/atau pada hasil penerbitan dokumen V-Legal;
• - Didukung dengan data/informasi yang dapat dipertanggung jawabkan;

(4) Pengajuan Banding dan Keluhan selanjutnya direkam oleh Unit manajemen PT. KPS yang selanjutnya dilakukan tahapan:

• Penanganan Banding/Keberatan dengan melakukan:
• - Validasi dan kecukupan data keluhan; Hasil validasi dan kecukupan data banding akan digunakan oleh Direktur untuk memutuskan perlu dilanjutkan proses penyelesaian Keluhan atau tidak;
• - Materi keluhan dan banding dibahas dalam rapat tinjauan manajemen;
• - Rapat tinjauan manajemen menghasilkan keputusan terkait kefektifan sistem manajemen auditee yang menentukan perlu tidaknya sanksi atau pelayanan V legal dilanjutkan
• Mekanisme/alur proses pengajuan Keluhan pada penerbitan dokumen v-legal dapat dilihat pada diagram alir Klik Disini