Prinsip Operasi

Umum

Tujuan sertifikasi adalah untuk memberikan keyakinan dan kepercayaan kepada seluruh pihak bahwa suatu sistem manajemen memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Nilai dari sertifikasi merupakan tingkat keyakinan publik dan kepercayaan yang dibentuk melalui assessment oleh pihak ketiga yang kompeten dan tidak berpihak (netral). Tujuan sertifikasi menjadi dasar dalam penentuan prinsip operasi bagi PT KPS.

Prinsip-prinsip operasi ini digunakan sebagai landasan kinerja dan persyaratan deskriptif bagi  PT KPS dalam rangka kegiatan Sertifikasi Pengelolaan Hutan Lestari (PHL) dan Verifikasi Legalitas Hasil Hutan (VLHH). Prinsip-prinsip dalam rangka pelayanan sertifikasi oleh PT KPS terdiri atas:

• Ketidakberpihakan,
• Kompetensi,
• Tanggung jawab,
• Keterbukaan,
• Kerahasiaan dan,
• Cepat tanggap terhadap keluhan.

Dengan demikian, maka PT KPS mengembangkan sistem sertifikasi yang dapat memberikan kepercayaan kepada semua pihak atas pemenuhan persyaratan PHL dan VLHH, dimana nilai (value) sertifikasi adalah keyakinan dan kepercayaan publik atas dasar assessment yang kompeten dan imparsial.

 Adapun para pihak yang dimaksud, antara lain:

• Auditee
• Auditee dari organisasi yang disertifikasi
• Pemerintahan terkait
• Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM)
• Konsumen dan anggota masyarakat lainnya

PT KPS merupakan lembaga sertifikasi yang tidak berpihak sehingga mampu memberikan sertifikasi yang terpercaya. Keputusan sertifikasi berdasarkan bukti objektif dari kesesuaian (atau ketidaksesuaian) yang diperoleh dari audit berdasarkan pada kriteria dan indikator Penilaian Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu dan keputusannya tidak dipengaruhi oleh kepentingan lain atau oleh pihak lain. Dengan adanya manajemen ketidakberpihakan dan Komite Imparsial yang dibentuk PT KPS dapat mengantisipasi ancaman-ancaman terhadap ketidakberpihakan antara lain : Ancaman swa-kepentingan, Ancaman swa-kajian, Ancaman yang sudah diketahui (atau kepercayaan) dan Ancaman intimidasi.

Kompetensi

KPS didukung oleh personil-personil yang kompeten dalam sistem manajemen sesuai dengan: (a) SNI ISO/IEC 17065:2012; (b) Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2021 Tentang Tata Hutan dan Penyusunan Rencana Pengelolaan Hutan, Serta Pemanfaatan Hutan Di Hutan Lindung dan Hutan Produksi (c) Keputusan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor SK .9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi dan Kelestarian, sehingga dapat memberikan sertifikasi yang terpercaya bagi auditeenya dan seluruh pihak yang terkait dengan sertifikasi PHL dan VLHH PT KPS.

Tanggung Jawab

PT KPS memiliki tanggung jawab untuk mengakses bukti objektif yang memadai sebagai dasar pengambilan keputusan sertifikasi auditee pemohon. Bukti-bukti objektif berdasarkan Indikator dan Kriteria Penilaian Pengelolaan Hutan Lestari dan Verifikasi Legalitas Hasil Hutan pada Keputusan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor SK .9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022, PT KPS memberikan sertifikasi jika bukti kesesuaian memadai, dan tidak diberikan jika bukti kesesuaian tidak memadai.  Organisasi auditee dari PT KPS memiliki tanggung jawab untuk memenuhi persyaratan sertifikasi.  Sehingga PT KPS melakukan penilaian sesuai SNI ISO/IEC 17065:2012.

Keterbukaan

PT KPS menyediakan akses kepada publik atau memaparkan informasi secara tepat waktu mengenai proses audit dan proses sertifikasinya, serta status sertifikasi auditeenya.  Sebagai informasi untuk keterbukaan sertifikasi dan untuk mendapatkan dan memelihara kepercayaan sertifikasi tersebut PT KPS memiliki jaringan informasi yang dapat diakses di www.kreasiprimasertifikasi.com atau akses tersebut dapat diperoleh di sekretariat PT KPS yaitu Perumahan Sarua Makmur Blok IV No. 7 – Tangerang Selatan 15414 Telp. (021) 746395, Fax. (021) 7417768 e-mail: mail@kreasiprimasertifikasi.com atau kreasiprimasertifikasi@gmail.com

Kondisi Non-Diskriminasi

Manajemen PT KPS dalam melaksanakan kegiatan sertifikasi harus:

• Menjalankan kebijakan dan prosedur serta pengadministrasian sertifikasi tidak diskriminatif.  Prosedur tidak digunakan untuk menghalangi atau menghambat akses auditee, kecuali yang sudah diatur dalam standar.
• Membuat jasanya dapat diakses oleh seluruh auditee sesuai dengan ruang lingkup sertifikasinya.
• Akses terhadap proses sertifikasi harus tidak didasarkan pada ukuran auditee atau keanggotaan dari asosiasi atau kelompok, dan tidak didasarkan pada jumlah sertifikasi yang telah diterbitkan serta tidak dipengaruhi kondisi keuangan dan kondisi lainnya.
• Membatasi persyaratan, evaluasi, tinjauan, keputusan dan survaillence (jika ada) untuk hal-hal yang berkaitan dengan ruang lingkup sertifikasi.
• Dapat menolak permohonan atau pemeliharaan kontrak sertifikasi dari auditee ketika terjadi alasan mendasar atau alasan yang jelas, seperti auditee berpartisipasi dalam kegiatan illegal, memiliki sejarah berulang ketidakpatuhan terhadap persyaratan sertifikasi atau isue serupa yang terkait dengan auditee

Kerahasiaan

Untuk mendapatkan akses istimewa terhadap informasi yang diperlukan bagi PT KPS dalam mengakses kesesuaian terhadap persyaratan sertifikasi, PT KPS selalu menjaga kerahasiaan seluruh informasi auditee.

Daya Tanggap Terhadap Keluhan

PT KPS memastikan menyelidiki keluhan-keluhan dari pihak-pihak yang meminta segala keluhan diselidiki.  PT KPS akan menyelesaikan segala bentuk keluhan dari pihak-pihak yang mempercayai sertifikasi auditee PT KPS tersebut. Keseimbangan antara prinsip keterbukaan dan kerahasiaan, termasuk daya tanggap terhadap keluhan PT KPS melakukan pengelolaan banding dan keluhan, hal ini untuk menunjukkan integritas dan kredibilitas kepada seluruh pengguna sertifikasi PT KPS.